Nützliches, Selbständig
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Nützliche Tools zur Selbstorganisation

Als Selbständige sind Sie frei – niemand schreibt Ihnen vor, was Sie wann wie zu tun haben. Das bedeutet gleichzeitig, selbst dafür Sorge zu tragen, dass Sie das Wichtige und Richtige zur rechten Zeit tun. Und es bedeutet, Lust und Unlust auch innerlich zu balancieren.

Wie finden Sie für sich gute Ordnungen – sowohl innerlich als auch äußerlich? Welche Hilfsmittel und Tools können dabei helfen?

Meine Erfahrung ist, dass Menschen sehr verschieden sind, in der Art und Weise sich zu organisieren. Daher sind nicht für alle die gleichen Lösungen die richtigen. Es braucht ein Ausprobieren, was bei Ihnen funktioniert. Oder Sie stellen fest, dass eine Lösung, die eine Weile nützlich war, nicht mehr richtig ist- weil Ihr Unternehmen gewachsen ist oder weil es neue Organisationsbedarfe gibt. Gestehen Sie sich zu, Ordnungssysteme zu wechseln. Hauptsache, sie erfüllen ihren Zweck. Was sich bei mir bewährt hat:

Excel

Sehr nützlich ist Excel. Dieses Programm kann unglaublich viel und ich beherrsche vermutlich nur einen Bruchteil davon, aber das stört mich nicht. Was ich an Excel liebe, ist seine Variabilität. Es genügen Basiskenntnisse, um sich passgenaue Aufstellungen zu basteln:

* was habe ich wann gearbeitet – als Basis für Honorarabrechnungen

* wie ist meine finanzielle Situation gerade – Bankbestand, Forderungsbestand, ausstehende Rechnungen – zuverlässig spuckt mir eine solche Datei aus, wie ich am Ende des Monats finanziell dastehen werde

* wann muss ich was bezahlen – eine Liquiditätsübersicht verschafft mir Überblick über die diversen Ausgaben eines Jahres

* wie viel muss ein Seminar oder ein Produkt kosten – auch als Kalulationshilfe ist Excel unentbehrlich

* Auch meine To Do-Liste führe ich in Excel – statt handgeschriebene Listen, die schnell unübersichtlich werden, kann ich hier Einfügen, Kopieren, Bunt Markieren und mir so einen guten Überblick verschaffen

To Do

Als To Do-Liste hat sich, wie gesagt, eine Excel-Datei bewährt. Ich experimentiere dabei allerdings immer mal wieder damit herum, wie ich sie genau gestalte. Als wirklich vorwärts weisend hat sich eine Neuerung erwiesen. Ich lösche Erledigtes nicht mehr. Ich verschiebe Dinge, die ich gemacht habe, in eine „Geschaftt“-Spalte. Ein kleiner, für mich aber wesentlicher Unterschied. Vorher frustrierte mich die immer ellenlange To Do-Liste, die nie kleiner wird, weil ja ständig Neues nachkam. Das ist zwar immer noch so, aber gleichzeitig sehe ich, wie auf der anderen Seite die Liste dessen, was ich gemacht habe, wächst. Tut einfach gut.

Buchführungs-Software

Seit Anfang des Jahres hat die Finanzverwaltung GOBD erlassen. Danach ist es für Selbständige nun unerlässlich, ihre Buchführung so zu machen, dass nachträglich nicht manipuliert werden kann. Excel ist damit nicht mehr konform, denn hier können auch im Nachhinein Veränderungen vorgenommen werden, die dann nicht mehr sichtbar sind. Ein Buchführungsprogramm erlaubt es zwar, dass man Fehler korrigiert – aber die ursprüngliche Buchung und anschließende Korrektur bleiben sichtbar. Wer also seine Buchführung selbst macht, sollte über die Anschaffung von Buchführungs-Software nachdenken. Wiso und Lexware haben u.a. nützliche Programme geschaffen, in die man mit ein bisschen Anleitung gut hinein findet.

Wochenplanung

Als Basis meiner Wochenplanung nutze ich einerseits meinen Kalender, andererseits verschaffe ich mir am Anfang einer Woche mit Hilfe einer erweiterten To Do-Liste Überblick über das, was ansteht. Ich habe hier von Lothar Seiwert – „Wenn Du es eilig hast, gehe langsam“ – viel gelernt. Ihm verdanke ich die Erkenntnis, dass es für mich wichtig ist, das, was ich insgesamt für mich und mein Leben will, immer wieder in Beziehung zu setzen zu meinem konkreten Planungsalltag und mich zu fragen, ob ich eigentlich gerade das tue, was ich wirklich tun will. Hierfür nutze ich dann zwischendurch auch Mind Maps, schreibe oder male – um für mich festzustellen, was ist mir jetzt, in den nächsten Monaten, im nächsten Jahr, überhaupt wichtig. Damit habe ich erst die Entscheidungsbasis, in der Woche zu schauen, ob meine Lebensziele in meinem konkreten Handeln Berücksichtigung finden.

Ich weiß, es gibt auch ganz andere Systeme – viele meiner Kunden nutzen beispielsweise das Handy als Terminplaner. Ich mag nach wie vor das Haptische eines „richtigen Kalenders“ – Geschmackssache. Meine Erfahrung ist, dass meine Organisation nur dann funktioniert, wenn sie mir Spaß macht. Wie organisieren Sie sich? Was funktioniert gut bei Ihnen? Ich freue mich über nützliche Anregungen und Praxisberichte.

2 Kommentare

  1. Ich erstelle mir morgens tägliche Todo-Listen auf Papier und streiche dann immer ab, wenn etwas fertig ist. Dabei fange ich mit dem Schwierigsten an, weil ich morgens am meisten Energie habe. Darin kommen dann auch die Sachen, die über Nacht / über das Wochenende per Mail angekommen ist.

    Bei der Wochenplanung nutze ich hauptsächlich Outlook. Alle Sachen, die zu erledigen sind, sind noch im Posteingang. Habe ich etwas beantwortet / abgearbeitet kommt es in die einzelnen Ordner. So schicke ich mir einfach ab und zu auch selbst Mails. Eigentlich wäre es besser, ein Ticket-System zu nutzen. Ich habe da aber die Erfahrung gemacht, dass wenn ich alleine arbeite, dass mit den Mails besser klappt. Ticketsysteme wie zum Beispiel Mantis / asana nutze ich vereinzelnd bei Kundenprojekten, wo also auch die Kunden etwas reinstellen. Teilweise kommen da aber auch Dropbox / Google Docs in Einsatz, das hängt vom Kunden ab.

    Für die Zeiterfassung nutze ich http://www.clockodo.com/de . Früher habe ich es mit Excel gemacht, mit Clockodo spare ich mir aber später Zeit bei der Auswertung.

    Excel nutze ich teilweise für die Kalkulation von Angeboten.

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